Antes de tudo, é crucial entender: o que são processos e por que eles importam?
Processo é uma sequência de tarefas que possuem entradas (inputs) que passam por um processo de transformação e se tornam resultados (outputs). Independente da sua área e ou aplicação, você certamente está envolvido aqui: seja no desenvolvimento dos processos, no gerenciamento dos já existentes, na identificação de melhorias e na liderança das mudanças organizacionais da sua empresa.
Por isso é fundamental saber como eles funcionam, quão críticos eles são para a companhia e quais são os seus resultados atuais e os resultados esperados. Ter esse conhecimento te permitirá gerenciar seus resultados, trazendo mais previsibilidade e clareza para evitar que problemas aconteçam e agir efetivamente quando acontecerem.
Para uma gestão mais eficiente do tempo, você deve entender como seus processos impactam na cadeia de valor da empresa, e sempre trabalhá-los com base nos objetivos e planejamento estratégico determinado. Focando em fazer mais com menos e melhorar a produtividade, diminuindo custos e eliminando desperdícios e gargalos encontrados na área. E, para isso, é fundamental desenvolver uma visão holística (integral) dos processos e o respectivo impacto de cada etapa em seu cotidiano.
Um dos principais pontos de atenção na formação de um processo, é a citada: visão holística. Com ela podemos compreender e otimizar todas as etapas da cadeia, reconhecendo as interdependências para tomar decisões informadas e maximizar eficiência, qualidade e valor agregado. Isso permite uma gestão mais eficaz, identificando oportunidades de melhoria e antecipando desafios ao longo de todo o percurso.
E por onde começar?
- Defina o objetivo principal do processo.
- Liste todas as etapas necessárias.
- Identifique pessoas, softwares, sistemas e situações envolvidas.
- Avalie o que pode ser automatizado e o que será manual.
- Coloque tudo numa sequência lógica.
Em suma, comece; sempre haverá algo a otimizar, e, novas ferramentas que podem surgir para facilitar seu processo.
