PGDAS-D e DEFIS: como evitar multas por atraso no Simples Nacional

Para muitas microempresas e empresas de pequeno porte, o Simples Nacional parece uma rotina simples: apurar o faturamento, gerar a guia e pagar o DAS. Mas, por trás dessa rotina, existem obrigações acessórias que precisam ser entregues corretamente. Duas delas merecem atenção especial: PGDAS-D e DEFIS.

O PGDAS-D é usado para declarar mensalmente as receitas e calcular os tributos devidos no Simples Nacional. A DEFIS, por sua vez, reúne informações socioeconômicas e fiscais anuais da empresa. Quando essas obrigações são deixadas para depois, a empresa pode enfrentar multas, inconsistências fiscais e dificuldades para manter sua regularidade.

Em comunicado oficial, o Portal do Simples Nacional informou que novas regras de multa passam a impactar a entrega do PGDAS-D a partir de 01/01/2026. A mesma comunicação também detalhou a multa aplicável à DEFIS quando houver atraso, incorreção ou omissão. Por isso, o tema deve estar no radar de quem administra empresa optante pelo Simples Nacional.

O que é PGDAS-D

PGDAS-D é o Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional Declaratório. Na prática, é o sistema usado para informar a receita bruta do período de apuração e calcular o DAS.

Ele não deve ser visto apenas como uma etapa para emitir a guia. O PGDAS-D também tem natureza declaratória. Isso significa que as informações prestadas ali precisam refletir corretamente a receita, a atividade exercida, a segregação de receitas quando houver e os dados necessários para cálculo dos tributos.

Quando a empresa informa valores errados, deixa de declarar movimento ou faz a apuração de forma apressada, pode criar problemas que aparecem depois: divergência de receita, guia emitida com valor incorreto, dificuldade de regularização, cobrança futura ou necessidade de retificação.

O que é DEFIS

A DEFIS é a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais. Ela é entregue anualmente pelas empresas optantes pelo Simples Nacional, com informações relacionadas ao ano-calendário anterior.

Enquanto o PGDAS-D acompanha a apuração mensal, a DEFIS consolida dados anuais. Por isso, ela depende de uma contabilidade organizada ao longo do ano. Se o fechamento mensal foi feito com falhas, a entrega anual tende a ficar mais trabalhosa.

Entre os pontos que costumam exigir atenção estão dados econômicos da empresa, informações de sócios, empregados, receitas e outros elementos que precisam estar coerentes com a escrituração e com as declarações já transmitidas.

O que muda nas multas do PGDAS-D a partir de 2026

Segundo notícia publicada no Portal do Simples Nacional em 09/12/2025, a Lei Complementar nº 214/2025 e a Resolução CGSN nº 183/2025 alteraram regras relacionadas às penalidades por atraso nas obrigações acessórias.

Para o PGDAS-D, o comunicado informa que, a partir de 01/01/2026, a microempresa ou empresa de pequeno porte que não prestar as informações até o dia 20 do mês subsequente ao período em que houve receita bruta, ou que prestar informações com incorreções ou omissões, ficará sujeita à multa de 2% ao mês-calendário ou fração.

A multa passa a ser exigida a partir do dia seguinte ao término do prazo originalmente fixado para a entrega. O comunicado também informa que a multa mínima será de R$ 50,00 para cada mês de referência.

Exemplo prático: a declaração referente ao período de apuração de dezembro de 2025, com prazo em 20/01/2026, ficará sujeita à multa se for entregue de 21/01 em diante.

Prazo e multa da DEFIS

A DEFIS também exige cuidado. O mesmo comunicado oficial informa que a ME ou EPP que deixar de apresentar a DEFIS, apresentar fora do prazo ou entregar com incorreções ou omissões estará sujeita à multa de 2% ao mês-calendário ou fração, incidente sobre o montante dos tributos informados na declaração, ainda que integralmente pagos.

A regra também prevê multa de R$ 100,00 para cada grupo de 10 informações incorretas ou omitidas. A multa mínima pela entrega em atraso será de R$ 200,00.

O prazo indicado pelo Portal do Simples Nacional para apresentação da DEFIS é 31 de março do ano-calendário subsequente ao dos fatos geradores. Assim, a DEFIS referente ao ano-calendário de 2025 deve ser apresentada até 31 de março de 2026. A partir de 1º de abril de 2026, fica sujeita à multa se não for entregue.

Por que pagar o DAS não resolve tudo

Um erro comum é achar que a empresa está em dia apenas porque pagou a guia. O pagamento é essencial, mas não substitui a entrega correta das informações.

A rotina fiscal do Simples Nacional envolve pelo menos três cuidados diferentes:

calcular corretamente o tributo devido;
transmitir as informações mensais e anuais dentro do prazo;
conferir se não existem pendências fiscais, inconsistências ou declarações retificáveis.

Uma empresa pode pagar guias e, ainda assim, ter problemas se declarou receita incorreta, deixou período sem movimento sem o tratamento adequado, atrasou obrigação acessória ou não conferiu pendências no portal.

Como organizar a rotina mensal do PGDAS-D

A melhor forma de evitar atraso é não tratar o PGDAS-D como tarefa isolada do dia 20. Ele deve fazer parte do fechamento mensal da empresa.

Uma rotina prática pode seguir este caminho:

fechar o faturamento do mês anterior com antecedência;
separar notas emitidas, receitas recebidas e eventuais cancelamentos;
conferir se houve receitas com tratamento tributário diferente;
validar informações com a contabilidade antes da apuração;
transmitir o PGDAS-D dentro do prazo;
gerar o DAS e controlar o vencimento;
guardar o comprovante e registrar qualquer ajuste feito.

Essa organização reduz o risco de apurar com pressa e ajuda a identificar divergências antes da transmissão.

Como preparar a DEFIS sem correria

A DEFIS anual fica mais simples quando a empresa manteve a rotina mensal em ordem. Ainda assim, ela exige preparação.

Antes do prazo, vale revisar:

se todos os meses foram apurados corretamente no PGDAS-D;
se houve retificações pendentes;
se a movimentação financeira está coerente com a contabilidade;
se as informações societárias estão atualizadas;
se houve empregados, distribuição de lucros, pró-labore ou outras informações relevantes;
se existem pendências no Portal do Simples Nacional ou no Portal de Serviços da Receita Federal.

A DEFIS não deve ser lembrada apenas em março. O ideal é que a empresa chegue ao prazo com os dados já organizados.

Exemplo prático

Imagine uma empresa de serviços optante pelo Simples Nacional que emite notas todos os meses, mas deixa o fechamento fiscal para a véspera do prazo. Em um mês de maior movimento, uma nota cancelada não é considerada corretamente e parte da receita é lançada em período errado.

O DAS é pago, mas a informação transmitida fica inconsistente. Meses depois, ao preparar a DEFIS ou consultar pendências, a empresa percebe que precisa revisar apurações anteriores.

Esse tipo de situação costuma gerar retrabalho. Em alguns casos, pode exigir retificação, pagamento complementar, controle de multa ou explicação documental. A prevenção é mais simples: conferir a base de cálculo antes da transmissão.

Erros comuns que aumentam o risco de multa

Deixar tudo para o prazo final

Quanto mais perto do vencimento, menor a margem para corrigir notas, conferir faturamento ou resolver instabilidade de sistema.

Misturar caixa com faturamento

No Simples Nacional, é preciso respeitar o regime aplicável e a forma correta de apuração. Usar apenas o saldo bancário como referência pode gerar distorções.

Não avisar a contabilidade sobre mudanças

Nova atividade, venda de produto, prestação de serviço diferente, contratação de funcionário ou alteração societária pode impactar a análise fiscal.

Ignorar períodos sem movimento

Mesmo meses com baixa movimentação precisam ser tratados corretamente. O fato de não haver faturamento não significa que a rotina pode ser esquecida.

Não revisar pendências

A Receita Federal orienta que débitos e pendências do Simples Nacional podem ser consultados nos canais oficiais, como Portal do Simples Nacional e Portal de Serviços da RFB. A falta de acompanhamento pode fazer a empresa descobrir problemas apenas quando precisa de regularidade.

O papel da contabilidade

A contabilidade ajuda a transformar a obrigação fiscal em rotina de gestão. Isso inclui orientar prazos, revisar informações, conferir documentos, alertar sobre inconsistências, apoiar retificações e ajudar o empresário a entender o impacto de cada pendência.

Mas a empresa também tem papel importante. Documentos precisam chegar no prazo, notas devem ser emitidas corretamente, mudanças operacionais precisam ser comunicadas e decisões financeiras devem considerar o calendário fiscal.

Quando empresa e contabilidade trabalham com antecedência, o Simples Nacional deixa de ser uma sequência de urgências e passa a ser uma rotina previsível.

Perguntas frequentes

O PGDAS-D é obrigatório mesmo se a empresa não teve movimento?

A empresa deve verificar sua situação e cumprir as obrigações aplicáveis ao período. Mesmo sem faturamento, é importante acompanhar a rotina do Simples Nacional com a contabilidade para evitar omissões ou informações incorretas.

O prazo do PGDAS-D é sempre dia 20?

A regra geral mencionada pelo Portal do Simples Nacional trata da prestação das informações até o dia 20 do mês subsequente ao período de apuração. Quando houver feriados, fins de semana ou regras específicas, a empresa deve confirmar o calendário aplicável nos canais oficiais e com a contabilidade.

A DEFIS substitui o PGDAS-D?

Não. O PGDAS-D é mensal e usado na apuração do DAS. A DEFIS é anual e reúne informações socioeconômicas e fiscais. Uma obrigação não substitui a outra.

Pagar o DAS em dia evita multa de declaração?

Não necessariamente. O pagamento em dia é importante, mas as informações também precisam ser transmitidas corretamente e dentro do prazo.

O que fazer se a empresa perceber erro depois da transmissão?

O primeiro passo é levantar o erro, conferir os documentos e falar com a contabilidade. Dependendo do caso, pode ser necessária retificação, regularização de débito ou acompanhamento de pendência nos canais oficiais.